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【摘要】分析了山东省水科院文献信息管理及网络系统建设现状，针对档案管理、文献管理、信息检索、网络及网站运行等存在的问题，提出了下一步工作思路和建议。
【关键词】科研院所；文献信息；信息管理
近年来，山东水利建设进入了大投入、大建设、大发展的新阶段，水利信息化建设步伐也明显加快，全省水利信息化建设实施“一个网络、一个中心、两个平台、六大重点业务应用系统”工程已初具规模。借此机遇，山东省水科院文献信息管理及网络系统的建设也取得了较大进展，科技信息的管理服务水平有了较大提高；院文献档案管理、信息检索、网站运行等都步入了良好的发展轨道，为院科研开发工作提供了较好的信息技术支撑。
1文献信息管理及网络系统的建设现状
1.1规范了档案信息的管理
自2001年筹建院综合档案室，期间投入了大量的人力、物力和财力，配置了现代化的档案管理设备和大型网络版的档案管理软件。其中：在档案的管理方面，先后对建院以来所有的科技、文书等各类档案进行了收集、整理、剔除；并结合本院工作实际，建立了各类档案分类目录；编写了山东省水科院全宗介绍、档案整理工作方案、档案管理5年规划等内容20余项，重新修订完善了院档案管理办法及归档、借阅、保密等各类档案工作制度18项。利用档案管理软件建立了科技、文书档案等多个数据库，目前院馆藏档案达5770卷，36203件；建立了文书、科技、会计档案题录数据库14944条，为在全院实现档案的数字化应用打下了基础。多年来，山东省水科院档案室多次被省档案局、省水利厅评为全省先进“省一级”档案室，院档案的管理工作在全省水利系统名列前茅。
1.2强化了网络及办公系统的应用管理
自2002年至今，先后完成了“山东省水利科技信息网络应用系统总体设计规划”；建立了院局域网，研制开发了院办公自动化系统平台；建立了院网站；2008年至今，又先后完成了院网络的整体升级改造和网站的改版工作，对院内所有计算机进行了IP地址的规划和绑定，彻底改变了院网络病毒多、速度慢、信息发布不及时的状况，使院网络的整体性能得到了较大提高。同时，制定了院《网络及信息工作管理办法》，在全院实现了办公、信息管理和利用的网络化。近年来，根据省水利厅“信息安全月”活动的要求，认真落实院网络信息安全管理责任，及时对网络设备、运行环境、应用系统及网络安全等进行认真检查，及时查找网络存在的安全隐患。在网络管理和维护中，及时解决网络系统及用户计算机软硬件故障，确保了网络的正常运行。
1.3拓展了信息管理服务工作领域
为充分发挥山东省水利科技信息中心站的作用，在坚持为全院职工做好文献信息服务的同时，利用科技信息所资料多、信息多的优势，加强了水利科技信息的深层次开发。2002年与省水利学会合作，创办了《水利科技信息汇刊》，发放到全省每个水利学会会员，有效地提高了科技信息的利用率，得到了全省广大水利学会会员的好评。同时，充分利用馆藏档案信息，先后编纂完成了23万字的厅科技与对外合作处（1986—2000年）《山东省水利科技资料长编》、山东省水利科学研究院1986—2000年25万字的《院志》和26万字的《院资料长编》工作。另外还先后为厅科技与对外合作处编写了《八五》《九五》《十五》三部《山东水利科技成果汇编》，均获得了广泛好评，拓展了水利科技信息服务领域。通过调查反馈，科技信息所在档案信息利用和检索查新顾客满意率方面均达到100%。
2存在的主要问题
2.1档案的收集整理有待进一步加强
根据2013年6月水利部办公厅下发的“关于印发《全国水利档案统计年报制度》的通知”要求，每年都要上报现存全部档案及年度接收档案情况。目前从档案的收集来看，职工存档意识不高，对院自主知识产权的保护意识较弱，把档案留在自己手中，不向档案室移交的现象也存在。电子、实物和照片档案等归档率更低。
2.2网络设备及办公系统需要尽快改造
目前，院内部办公系统与互联网运行在一个局域网内，不符合省政府办公厅及水利厅对信息化安全建设的要求，而且省水利厅已进行了全省水利电子政务系统的升级改造，要实现与水利厅办公系统的联网，必须对院网络进行改造，实现办公网络与互联网的物理隔离，确保信息数据安全。
2.3文献信息数字化管理水平有待提高
目前，院期刊和图书的订阅量较少，借阅流通量更少，电子信息方面的数据资料订的不多，还不能满足科研工作的需要，文献信息数字化建设尚需加大力度进行。
3信息化建设发展建议
3.1加强档案的管理利用，实现档案管理规范化
各级领导要重视档案工作，利用各种会议进行督促，及时要求各部门年底把本部门的档案移交档案室保管。重点加强对各部门兼职档案员的培训，做好档案的收集和管理，争取在全院实现档案的电子化网上归档。并根据省档案局印发的《山东省档案工作科学化管理规范》通知要求，加强档案规范化建设，以“收集齐全、整理规范、安全保管、有效利用”为目标，进一步加强档案的信息化建设，充分利用档案资源，为全院科研开发工作提供服务，在全省争创档案工作科学化管理规范化先进档案室。
3.2加强网络管理，完善办公自动化系统
针对网络管理实际，进行广泛调研，改善网络维护现状，提高网络利用效率，满足科研开发人员的工作需要。制定切实可行的管理办法，明确责任，加快信息发布的时效性，加大院网站的推广及对外宣传力度，进一步加强网站和办公系统管理，积极与院综合部门沟通协调，提高信息的发布速度。同时，随着院科研开发工作的需要及院博士后创新实践基地等的加速建设，对信息数据保密要求将更加严格。因此，应深入调查研究，结合厅办公网络改造及院工作实际，制定院网络改造方案，完善院办公自动化系统，把院办公系统办成融自动化办公及院领导和职工，职工和职工之间交流的园地，在全院实现办公自动化。
3.3加强图书信息管理，建立文献信息应用平台
目前，为充分发挥文献资料、图书的作用，已建立了院图书信息管理系统，购买了万方部分数据库，但这些远不能满足科研人员的需要，还应结合省水利厅水利信息现代化建设规划要求，深化院文献信息系统建设。争取利用省水利科技信息网络平台，将院水利文献信息系统发展成为具有国内先进水平的省内综合性水利专业信息资源共建共享平台，使其能够有效整合水利文献资源，提高文献资源利用效率，最大程度地实现文献信息资源共享。
3.4积极引进人才，努力拓展信息服务领域
针对院信息化工作的需要，应加强院信息队伍建设，逐步建立一支既熟悉水利业务、又精通信息化技术的骨干队伍。同时，还应注重创新服务，进一步解放思想，转变发展理念，不断拓宽视野，扩大信息服务内容。结合院工作实际，积极开展信息技术应用服务和水利信息化新技术的研究工作，与高校和行业的有关业务部门联合，通过对信息的完整收录和科学整合，以及对信息的深度分析和对知识的深度挖掘，实现信息的增值利用，为院水利科技创新提供强有力的信息技术支撑。
作者:赵其芬 迟明春 崔春梅 单位:山东省水利科学研究院